La documentación generada con motivo de nuestras funciones y competencias tiene que seguir las pautas dadas por la:

• Actualización normativa que se adapta a la nueva estructura de departamentos ministeriales: Resolución de 28 de noviembre de 2023, de la Secretaría de Estado de Función Pública , por la que se actualiza el Manual de Imagen Institucional adaptándolo a la nueva estructura de vicepresidencias del Gobierno y departamentos ministeriales de la Administración General del Estado (BOE: núm. 287, de 01/12/2023).

• Resolución de 15 de junio de 2022, de la Secretaría de Estado de Función Pública, por la que se actualiza la Guía de Comunicación Digital para la Administración General del Estado (BOE núm. 148, de 22/06/2022 Sección III). Se reseña que la Guía de Comunicación Digital para la Administración General del Estado estará disponible en el Portal de Imagen Institucional.

• Disposición modificada por posteriores actualizaciones: Resolución de 21 de marzo de 2013, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se aprueba la Guía de Comunicación Digital para la Administración General del Estado (BOE núm. 79, de 02/04/2013, Sección III)

Por un lado, tenemos el deber de informar adecuadamente a toda persona interesada y, por otro, de proteger sus datos personales.

Los sistemas de asistencia no pueden ser tales que pueda deducirse una posible discapacidad y, a la vez, poder identificar a la persona que los usa.

En el caso de la información, uno de los principios fundamentales de la protección de datos es el principio de licitud, lealtad y transparencia. Es fundamental que informemos a todas las personas de para qué se van a utilizar sus datos personales, quién es el responsable de ello y qué derechos tienen. Si además el procesado de los datos personales requiere el consentimiento de la persona, entonces debe darse mediante un acto afirmativo claro que refleje una manifestación de voluntad libre, específica, informada, e inequívoca de aceptar el tratamiento de datos de carácter personal que le conciernen, como una declaración por escrito, inclusive por medios electrónicos, o una declaración verbal. Esto implica que debe hacerse mediante una exposición accesible a todo el mundo.

Todo esto es parte del REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016  relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (Reglamento general de protección de datos) o RGPD y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre , de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales o LOPDGDD.

Tenemos varios hilos normativos que tener en cuenta:

• Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que expone que las Administraciones Públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad deberán tener en cuenta el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
• Real Decreto 4/2010, de 8 de enero,   por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica que impone en su artículo 11 que los documentos y servicios de administración electrónica que los órganos o Entidades de Derecho Público emisores pongan a disposición de los ciudadanos o de otras Administraciones públicas se encontrarán, como mínimo, disponibles mediante estándares abiertos. Estos estándares de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones Públicas están en la Norma Técnica de Catálogo de estándares que imponen una relación de tipos de formato de archivo digital válidos.

Dentro también de ese artículo 11 establece que dichos estándares deben garantizar la independencia en la elección de alternativas tecnológicas por la ciudadanía.

• Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo,  por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, que establece los siguientes principios:

1. Los principios de neutralidad tecnológica y de adaptabilidad al progreso de las tecnologías y sistemas de comunicaciones electrónicas, para garantizar tanto la independencia en la elección de las alternativas tecnológicas necesarias para relacionarse con las Administraciones Públicas por parte de las personas interesadas y por el propio sector público, como la libertad para desarrollar e implantar los avances tecnológicos en un ámbito de libre mercado. A estos efectos, el sector público utilizará estándares abiertos, así como, en su caso y de forma complementaria, estándares que sean de uso generalizado. Las herramientas y dispositivos que deban utilizarse para la comunicación por medios electrónicos, así como sus características técnicas, serán no discriminatorios, estarán disponibles de forma general y serán compatibles con los productos informáticos de uso general.
2. El principio de accesibilidad, entendido como el conjunto de principios y técnicas que se deben respetar al diseñar, construir, mantener y actualizar los servicios electrónicos para garantizar la igualdad y la no discriminación en el acceso de las personas usuarias, en particular de las personas con discapacidad y de las personas mayores.
3. El principio de facilidad de uso, que determina que el diseño de los servicios electrónicos esté centrado en las personas usuarias, de forma que se minimice el grado de conocimiento necesario para el uso del servicio.
4. El principio de interoperabilidad, entendido como la capacidad de los sistemas de información y, por ende, de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información entre ellos.
5. El principio de proporcionalidad, en cuya virtud sólo se exigirán las garantías y medidas de seguridad adecuadas a la naturaleza y circunstancias de los distintos trámites y actuaciones electrónicos.
6. El principio de personalización y proactividad, entendido como la capacidad de las Administraciones Públicas para que, partiendo del conocimiento adquirido del usuario final del servicio, proporcione servicios precumplimentados y se anticipe a las posibles necesidades de los mismos.

Dentro del contexto del Ministerio es algo que nos atañe profundamente.

El Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril,  por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual, regularizando, aclarando y armonizando las disposiciones legales vigentes sobre la materia, incluye referencia expresa a la accesibilidad en su artículo 31 ter que establece una excepción considerable a los derechos del autor cuando se reproduzcan y distribuyan obras ya divulgadas para personas con discapacidad mientras no haya lucro con ello.